Artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización

03 Mar Artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización

La Dirección General de Registros y Notariado dicta una serie de instrucciones en su Resolución de 12 de febrero de 2015, en aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, que regula la presentación telemática de libros de empresarios.

En concreto, la resolución objeto de estudio establece con carácter imperativo esta forma de legalización para los libros obligatorios, salvo los casos expresamente previstos en la misma, desarrollando un nuevo formato que permite empaquetar los ficheros presentados en un archivo comprimido, aportando, a juicio de la DGRN, simplicidad, ahorro de tamaño, y disminución del tiempo de proceso en la tramitación telemática.

A continuación se ofrece un resumen de las concretas instrucciones dictadas en la resolución de referencia:

I. FORMA DE PRESENTACIÓN

• El sistema de legalización de libros en formato electrónico presentados por vía telemática en el Registro Mercantil competente será de aplicación a los libros obligatorios de todas clases respecto de ejercicios abiertos a partir del día 29 de septiembre de 2013.
• Todos los libros que, de forma obligatoria deben llevar los empresarios, deberán cumplimentarse en soporte electrónico.
• La presentación deberá realizarse por vía telemática tras su cumplimentación dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social. Se incluyen, a estos efectos, todas las actas de reuniones de los órganos colegiados de las sociedades mercantiles, incluyendo las decisiones adoptadas por el socio único.El medio de envío telemático es la web registradores.org, como señala la instrucción Decimosexta, que deberá cumplir los requisitos señalados en el anexo A de la resolución.
• Las firmas de quienes autorizan la solicitud, así como las firmas que se generan por los libros cuya legalización se solicita deben cumplir los requisitos establecidos en materia de firma electrónica, siendo necesaria la intervención de la entidad prestadora de servicios de certificación.
• Se establece la posibilidad de legalizar telemáticamente libros no obligatorios, si así lo desea el empresario, siempre que lo haga en la forma exigida para ello.
• Las reglas previstas en esta Resolución serán también de aplicación a legalización de libros de uniones temporales de empresas, comunidades de bienes, asociaciones de cualquier clase, fundaciones u otras personas físicas y jurídicas obligadas a llevar una contabilidad ajustada a las prescripciones del Código de Comercio.

II. LIBROS EN BLANCO

• No podrán legalizarse libros iniciados desde el 29 de septiembre de 2013 encuadernados en blanco o no encuadernados, también en blanco, formados por hojas móviles. Tampoco será posible la legalización de libros iniciados en la fecha señalada que no se presenten por vía telemática, cualquiera que sea su soporte.
• Los libros en blanco que ya estén legalizados solamente podrán ser utilizados para contabilidades, contratos y actas de ejercicios abiertos antes del 29 de septiembre de 2013. Finalizado este último ejercicio social, se procederá a su cierre mediante diligencia que se deberá acreditarse en la forma señalada en la Instrucción, y si se han transcrito asientos, contratos o actas de un ejercicio posterior, se procederá igualmente a su cierre y se trasladarán al libro correspondiente, que deberá enviarse telemáticamente.
• Los libros registros de socios o acciones nominativas ya legalizados se podrán utilizar para negocios jurídicos sobre participaciones o acciones celebrados con anterioridad al 29 de septiembre de 2013. A partir de dicha fecha se procederá de la misma forma a la establecida para el libro de actas con la diligencia de cierre y las previsiones señaladas en la Instrucción.

III. POSIBILIDAD DE PRESENTACIÓN DE LIBROS ANTERIORES

• Establece la instrucción Octava que en cada ejercicio se deben legalizar las actas del ejercicio precedente en la forma establecida en la resolución. (este libro podrá ser único para las actas de todos los órganos colegiados o uno para cada uno de ellos).
• Podrán ser objeto de legalización los libros de actas de un ejercicio determinado sin que lo esté el inmediatamente anterior o anteriores– incluso los libros de registros de acciones nominativas o los libros registro de socios-.
• Deben incluirse en el libro de actas de todo el ejercicio los libros de detalles de actas. Es posible legalizar libros de detalles de actas con actas del ejercicio corriente a efectos probatorios o de cualquier otra naturaleza.

IV. RECTIFICACION, PÉRDIDA, ROBO, SUSTRACCIÓN O DESTRUCCIÓN DE LOS LIBROS

• Para la rectificación, se deberá incluir en el envío del fichero de rectificación un archivo en el que conste certificación del órgano de administración que de cuenta del error, uniendo el archivo rectificado en el que consten los datos correctos.
• Para los casos de pérdida, sustracción, destrucción física o informática, o robo de libros de socios o acciones nominativas, se podrá, previa denuncia o acta notarial en la que se señalen los hechos ocurridos (que se debe incluir en fichero anexo), legalizar un nuevo libro con el contenido del libro inutilizado por aquellas causas.
• En caso de que la sociedad, cualquiera que fuera su fecha de constitución, no hubiera legalizado alguno de sus libros, podrá hacerlo posteriormente, bien con arreglo a la legislación anterior o a la actual, pudiendo incluirse el acta de la Junta General de la Sociedad en la que se ratifiquen las actas no transcritas en su día cuya legalización se solicita.
• En caso de existir problemas técnicos se permitirá la presentación de los ficheros en el Registro mediante dispositivos de almacenamiento de datos de forma excepcional, cumpliendo con los requisitos establecidos en la instrucción Vigesimotercera.
• Asimismo, para los ejercicios iniciados con posterioridad al 29 de septiembre de 2013 y cerrados hasta el día 31 de diciembre de 2014, y cuando por justa causa no sea posible su presentación en formato electrónico, se permitirá la presentación en formato papel, en el plazo y con los requisitos establecidos en el Reglamento del Registro Mercantil.

VI. CALIFICACIÓN

• El Registrador calificará el contenido de la solicitud y que el algoritmo generado por los ficheros coincide con el que consta en la relación de libros presentada.
• El Registrador extenderá una certificación expresando los libros legalizados, con los datos señalados en la Instrucción, incluyendo si se ha presentado fuera de plazo legal, y la exigencia de que el empresario deberá conservar una copia de idéntico contenido y formato de los ficheros de los libros presentados a efectos probatorios.
• El Registrador podrá imprimir una copia en papel de los libros presentados telemáticamente y certificar a solicitud de la parte interesada o de autoridad judicial competente, que los ficheros se corresponden con los libros legalizados.