08 Sep Mecanismos de seguridad de los ficheros electrónicos que contengan libros de los empresarios presentados a legalización en los registros mercantiles y otras cuestiones relacionadas
El pasado 28 de julio de 2015 entró en vigor la presente Instrucción, completando y modificando la dictada el 12 de febrero de 2015, sobre legalización de libros de los empresarios, a la que nos referimos en nuestro boletín número 4/2015, publicado el pasado 27 de febrero.
La nueva Instrucción establece una serie de normas que se resumen de la siguiente forma:
- En primer lugar y con carácter general, las Instrucciones Primera y Segunda determinan el establecimiento de sistemas de seguridad y cifrado de los ficheros relativos a los libros susceptibles de legalización, mediante la concreción de las medidas de seguridad a adoptar en el tratamiento de los ficheros, entre las que destacan las obligaciones de los registradores mercantiles como responsables de dichos ficheros.
- Por otro lado, siempre que el empresario esté interesado por razones de confidencialidad y seguridad, las Instrucciones Tercera y Cuarta establecen distintas posibilidades de cifrado del fichero, entre ellas, el realizado por entidades prestadoras de servicios de certificación de firma electrónica reconocida, actuando como tercero de confianza. Adicionalmente, para estos casos de cifrado del fichero y a efectos de prueba, se establece que será posible su valoración siempre que el juez disponga de los medios técnicos precisos. (Artículo 327 de la Ley de Enjuiciamiento Civil)
- Destaca la Instrucción Quinta, relativa a la legalización telemática de los libros de los empresarios que había sido establecida con carácter obligatorio cuando contuvieran actas o asientos realizados a partir del 29 de septiembre de 2013, estableciendo que los libros legalizados en blanco que contengan asientos relativos a un ejercicio iniciado después del 29 de septiembre de 2013, y cerrado no más tarde del día 31 de diciembre de 2014 que no hayan sido trasladados a un nuevo libro en formato electrónico, no precisan ser presentados de nuevo a legalización. Asimismo, establece que en el caso de que los empresarios no dispongan de hojas en blanco suficientes para incorporar todas las actas o asientos correspondientes al ejercicio 2014, podrán solicitar del Registro Mercantil la legalización de los libros u hojas adicionales en blanco que resulten necesarias.
- Respecto a la presentación en el Registro Mercantil de los libros de la sociedad legalizados en los términos previstos en esta Instrucción de 1 de julio de 2015, señala la Instrucción Sexta que podrá realizarse de manera conjunta de todos los libros en un mismo acto, o por separado, pudiendo cifrarse todos o alguno de ellos.
- Finalmente, dispone la Instrucción Séptima que quedan sin efecto las normas vigesimosegunda, vigesimoquinta y vigesimosexta de la Instrucción de 12 de febrero de 2015, de la Dirección General de los Registros y el Notariado, sobre legalización de libros de los empresarios en aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización. Esto implica que deja sin efecto la norma establecida en la Instrucción anterior sobre los efectos de prueba previstos en el artículo 327 de la Ley de Enjuiciamiento Civil, y las previsiones anteriores sobre legalización de libros no obligatorios y otros libros; estableciendo que la Instrucción no será aplicable a los libros no obligatorios, ni a la legalización de libros de uniones temporales de empresas, comunidades de bienes, asociaciones de cualquier clase, fundaciones u otras personas físicas y jurídicas obligadas a llevar una contabilidad ajustada a las prescripciones del Código de Comercio.
Madrid, 7 de septiembre de 2015
